害虫駆除の報告の確認と転記の自動化。
外注費を年216万円削減した事例

害虫駆除の会社で、外の会社に月20万円で頼んでいた「報告のとりまとめ」を自動にしました。保守費用を差し引いても年216万円の削減になり、導入費用は約3か月で回収できています。

この会社は、もともと仕事のやりとりをLINEで回していました。広告会社からの案件はLINEのグループに届き、作業員さんは現場が終わるとLINEで完了報告を送ります。同じ内容は、Googleフォームにも入力してもらっていました。ハチの季節には、この報告が毎日たくさん届きます。

届いた報告は、一件ずつ開いて金額・支払い方法・写真を確かめ、合わなければ本人に電話で聞き直します。確認が済んだら、元請けさんの一覧表に写します。この確認と転記を、外の会社に頼んでいました。今回、この2つを自動にしました。

この記事では、害虫駆除のDXの具体例として、LINE報告の確認・転記を自動化する方法と、外注費を年216万円減らせた内訳をご紹介します。

害虫駆除の報告管理で自動化できる4つの作業

この会社で自動にしたのは、次の4つです。

1. 案件の取り込み：いくつもの広告会社から、それぞれ違う書き方で届く案件を、LINEから読み取って一覧にします
2. 報告内容の確認：同じ案件のLINE報告とGoogleフォームの報告を自動で照らし合わせ、金額や支払い方法の食い違い、写真の不足を見つけます
3. 不足のお知らせ：足りない報告や食い違いがあれば、毎晩、作業員さんのグループへ自動で知らせます
4. 元請けの一覧表への転記：報告がそろった案件を、毎晩、元請けさん指定の書式で一覧表に自動で書き込みます

担当者は、自動確認で見つかった食い違いや不足など、人の判断が必要な案件を確認します。7月分をすべて見直した際も、取りこぼしは0件でした。

削減できた金額

• 外の会社に払っていた費用：月20万円（年240万円）
• 保守費用を差し引いた削減額：年216万円
• 導入費用の回収：約3か月

使い始めてから出てきた直しや相談は、すべて毎月の保守費用の中で対応しています。

繁忙期には、作業員さんからの報告が1日に100件を超える日もあります。件数が多い会社ほど、人が一件ずつ確かめて写していた時間を大きく減らせます。

いつものLINEとフォームのまま

作業員さんは、これまでどおりLINEとGoogleフォームで報告を送っています。受け取った報告の確認や転記が自動になったので、現場の報告方法はそのままで導入できました。LINEを使っていない会社なら、電話や紙、Excelなど、今の報告のやり方に合わせて作ります。

広告会社ごとに違う案件の書き方も、元請けさんの一覧表の形式も、今のまま使っています。こちらから取引先に「書式をそろえてください」とお願いする必要もありません。

私たちは、実際の報告や一覧表を見せていただきながら、どこを自動にするかを一緒に決めます。使い始めてから「ここも変えたい」が出てきたら、そのつど直します。

自社でもできるかの目安

自社の報告確認や転記に時間がかかっている方は、次の項目を確かめてみてください。自動化で減らせる作業を探す目安になります。

• 報告や案件が、LINEやフォームなど複数の場所に届いている
• 元請けや取引先ごとに、報告の書式が違う
• 報告の確認や転記を、外の会社か、決まった担当者に頼っている
• 繁忙期になると、夜まで報告の確認が続く

導入するかどうかは、減らせる確認・転記の時間を金額に換算し、導入と保守にかかる費用と比べて判断できます。gangenではこの比較をもとにご提案し、元が取れる見込みがなければ、その結果をお伝えします。

30分の無料相談で分かること

30分の無料相談では、作業員さんの報告が元請けさんの一覧表に載るまでの、今の流れを伺います。確認・不足の連絡・転記のうち、自動にできる作業と、月に減らせる時間の目安をお伝えします。報告画面や一覧表があれば、それを見ながら自社の場合を確かめられます。

結果だけを先に見たい方は、害虫駆除業者様の導入事例もご覧ください。